Facility Management standard

Dette er en artikkel fra NE nyheter, som nå er blitt til Estate Nyheter. Redaksjonen.

Stadig flere virksomheter ønsker effektivisering, fokus på kjernevirksomheten, og har blant annet derfor gjennom 1990-tallet og begynnelsen av 2000-tallet inngått outsourcingavtaler, driftsavtaler, FM-avtaler, tjenesteavtaler, OPS-avtaler m.m. Begrepene varierer, og det gjør også innholdet i og omfanget av avtalene. Parallelt med oppdragsgivers ønsker, har det også vokst frem stadig flere aktører som tilbyr nettopp de tjenestene som ønskes utført. Det finnes en rekke tjenester som via slike avtaler har blitt overdratt til eksterne, herunder drift, vedlikehold, regnskap, renhold, og juridiske tjenester. I denne artikkelen fokuseres det kun på driftsavtaler, selv om det som skrives også gjør seg gjeldende for en rekke andre avtaler.

Facility Management– Agreements – Guidance on how to prepare Facility management agreementsEn ”Technical Committee CEN/TC 348” har siden 2003 arbeidet med et forslag til standard vedrørende Facility Management. Arbeidet gjennomføres av arbeidsgrupper, hvor også nordmannen Olav Egil Sæbøe (www.pro-fm.no) deltar. Utkastet har vært på høring, hvor blant annet 21 land har inngitt høringsuttalelser. Det er grunn til å tro at den endelige versjonen kan bli vedtatt i løpet av 2006.Standarden er foreløpig ikke oversatt til norsk, men ventes å bli oversatt så snart den er endelig vedtatt. Som rettslig standard er den ikke bindende for næringslivet, med mindre partene velger å anvende den. Utkastet kan kjøpes hos Norsk Standard.

Bruk av standardenI innledningen til standarden vises det til at den er ment som et hjelpemiddel og ikke som en ”fasit”. Det vises også til at formålet er å forberede kvaliteten på FM-avtaler slik at antall tvister blir minimalisert. Det er liten tvil om at det foreligger mange dårlige avtaler som lett kan forbedres. Med dette utgangspunktet er det lett å være enig i at standarden er et nyttig hjelpemiddel. Særlig mer enn det er det fra mitt juridiske ståsted vanskelig å trekke ut fra standarden foreløpig.

Norsk regelverk som rammeEn rekke norske regler antas å kunne få betydning for muligheten til å inngå en FM-avtale, samt være av betydning for det innholdet som man lovlig kan avtale. Eksempelvis nevnes regelverket om offentlige anskaffelser, arbeidsmiljølovens beskyttelse av ansatte, og konkurransemyndighetenes begrensninger. I tillegg vil en rekke andre regler ha betydning for hensiktsmessigheten av å inngå en FM-avtale. Her nevnes blant annet fradragsregler for mva, skatteregler, og særlige krav relatert til utleievirksomhet. Alle slike regleverk må hensyntas før oppdragsgiver på et strategisk plan tar en beslutning om å forhandle frem en FM-avtale.

En god driftsavtaleEn grunnleggende forutsetning for å få en god driftsavtale, er for det første at oppdragsgiver vet hvilket behov han har, og klarer å definere dette behovet slik at tjenesteyter forstår dette. Videre forutsettes en løpende dialog mellom partene i den perioden driftsavtalen skal løpe slik at nødvendige justeringer kan foretas fortløpende. Avtalen bør være kommersielt balansert slik at begge parter ser hensiktsmessigheten i avtalen også underveis i avtaleperioden. Avtalen bør også inneholde hensiktsmessige rutiner for måling og rapportering underveis i perioden.

Juridiske aspekterEn driftsavtale består ofte av et avtaledokument utarbeidet av jurister, samt vedlegg bestående av blant annet kravsspesifikasjoner, arbeidsbeskrivelser/tjenestebeskrivelser, prisvedlegg m.m. utarbeidet av blant annet ingeniører og økonomer. I avtaledokumentet er det vanlig å innta bestemmelser om eksempelvis partene, varighet, opsjoner, formål, krav til organisasjon og bemanning, kontaktpunkt, nøkkelpersoner, pris, krav til leverandøren, medvirkningsplikt fra oppdragsgivers side, forholdet til underleverandører og evt. sideleverandører, endringer, instruksjoner og tilleggsarbeid, frister og forsering, forsinkelser og mangler, og tvisteløsning. I vedleggene fremkommer normalt en nærmere kravsspesifikasjon, samt spesifisering av tjenestebeskrivelsen/arbeidsbeskrivelsen, og nærmere detaljer vedrørende kvaliteten på det arbeidet/den tjenesten som skal leveres. Beskrivelse av servicenivå – kvaliteten – kommer gjerne i egne vedlegg til for eksempel arbeidsbeskrivelsen, og inndeles da ofte i SLA’er – Service Level Agreements. Disse SLA’ene baseres ofte til en viss grad på de inndelinger som er foreslått i ovennevnte FM-standard, samt andre europeiske standarder. Etter min vurdering er FM-standarden her et greit hjelpemiddel mht. hvilke aspekter som bør reguleres, men den hjelper i begrenset grad hva gjelder innholdet. Jeg vil i det følgende konsentrere meg om enkelte konkrete eksempler på problemstillinger som ikke lar seg løse ved hjelp av en standard. ”Vedlegg” benyttes for enkelhets skyld som en fellesbetegnelse på alt av vedlegg, uavhengig av om beskrivelsen følger av en generell arbeidsbeskrivelse, SLA eller et annet vedlegg.

EndringsbestemmelserJuridiske klausuler kan til en viss grad si noe om hva som skal anses som en endring og hvilke konsekvenser dette skal få for så vel pris som for frister m.m. Isolert sett kan det også være enkelt å bli enige om de rettslige formuleringene her i forbindelse med avtaleforhandlingene. Tvister kan imidlertid likevel oppstå i praksis. Dersom vedleggene er uklare, kan det bli tvist om hva som er innenfor eller utenfor det avtalte – nærmest uavhengig av hva som står om endringer i avtaledokumentet. Dersom prisspesifikasjonen er uklar, og inneholder både fastpriselementer og variable priser, kan uklarheten der benyttes til å kreve ”tilleggsbetaling” for noe som strengt tatt ikke er en endring, men som man tolker å falle utenfor fastpriselementet. Også sammenhengen mellom vedlegg som beskriver omfang og kvalitet på tjenesten, og prisbeskrivelsen blir her viktig. Dersom ikke disse er godt harmonert, hjelper heller ikke den rettslige reguleringen av endringer.

Bestemmelser relatert til fristerJuridiske standardavtaler inneholder tradisjonelt bestemmelser om forsinkelse. Disse passer ofte ikke i en driftsavtale, da mange driftsavtaler som løper over flere år ikke inneholder frister i tradisjonell forstand – annet enn sluttfristen. Det kan da være mer naturlig å rubrisere eventuelt mislighold av avtalen inn under mangler ved kvaliteten heller enn feil ved leveringstidspunktet. Dersom partene ønsker å regulere konsekvensene av forsinkelser i tillegg til og alternativt annerledes enn øvrige misligholdsbeføyelser som gjelder for mangler, bør man være spesifikk på hvilke frister det faktisk er som skal rubriseres inn under reglene, og hvilke konsekvenser brudd på fristene skal få. Det kan være vanskelig å finne gode praktiske løsninger. Dagmulkt kan selvsagt være egnet for enkelte fristoversittelser, men ikke for alle, og harde dagmulktregler vil kunne frata tjenesteyter insitamentet til fortsatt godt samarbeid i det løpende kontraktsforholdet.

ManglerI forhold til mangler oppstår mange av de samme problemstillingene som i forhold til forsinkelser. Hvordan skal man kunne vurdere om det foreligger en mangel – før etter at oppdraget er avsluttet etter kanskje 5 eller 10 år? Slurv med driften og/eller vedlikeholdet kan som kjent resultere i store ekstrakostnader knyttet til påkostning og reparasjon, og er ikke ønskelig. Hensiktsmessige rutiner for måling og rapportering underveis i perioden, kan være til viktig hjelp i forhold til selve mangelsvurderingen.Misligholdsbeføyelser relatert til mangler bør også være balanserte. Enhver liten feil eller mangel kan ikke resultere i at hele avtalen skal kunne heves. Videre er noe av formålet med hele driftsavtalen at flere skjønnsmessige vurderinger skal tas av tjenesteyter og ikke oppdragsgiver. Igjen er det viktig at sammenhengen mellom de juridiske betingelsene, vedleggene, og spesifikke juridiske konsekvenser er gjennomtenkt og koordinert.

SamarbeidSom eksemplene viser, er FM-standarden et greit hjelpemiddel som start på veien. For å få en god driftsavtale som alle parter er fornøyd med i mange år, kreves imidlertid riktige strategiske beslutninger forut for avtaleinngåelsen, god tid og samarbeid mellom ingeniører, økonomer, jurister og andre rådgivere underveis i prosessen, samt et fleksibelt avtaleverk som benyttes som et levende verktøy underveis i gjennomføringen av avtalen.