Åpne kontorlandskap – bra eller dårlig?

Dette er en artikkel fra NE nyheter, som nå er blitt til Estate Nyheter. Redaksjonen.

I Norge er Telenors bygg på Fornebu det mest kjente eksemplet på det åpne kontorlandskap. Det er også her man har ført ideen lengst. Ingen personlige effekter skal være synlige siden ingen skal ha faste plasser. Med mobiltelefon og bærbar PC skal man kunne jobbe hvor som helst i og utenfor bygget. Det er en anonymisering av arbeidsstokken samtidig som det også kan karakteriseres som en måte å gjøre arbeidsmiljøet åpnere på.Mandag 23. september 2002 foretok statsminister Kjell Magne Bondevik den offisielle åpningen av Telenors ferdigstilte hovedkontor på Fornebu.– Åpne landskaper, åpne løsninger og et stort nettverk. Spennende arkitektur, spennende kunst, og kanskje viktigst, spennende nye arbeidsformer. Skal vi utvikle norsk næringslivs konkurranseevne, må vi også evne å gå foran gjennom bruk av ny teknologi og nye samarbeidsmønstre på arbeidsplassen. Telenor er med sitt nye hovedkontor en pådriver i dette arbeidet, sa statsministeren.

Ikke bare positivtTo og et halvt år senere er man en del erfaringer rikere, men det finnes forholdsvis lite forskning på det åpne kontorlandskap. Erfaringene er ikke udelt positive, og det er blitt reist en del kritikk mot konseptet. Oddvar Skjæland, psykolog med doktorgrad i arkitekturpsykologi, sa følgende til bladet Psykisk Helse i 2003:– På individnivå rapporterer et stort flertall redusert personlig effektivitet og kvalitet.Skjæland sa videre at et åpent kontorlandskap visker ut grensene mellom privatliv og jobbliv.– Man er i full offentlighet hele tiden, og ubehagelige og overraskende telefoner må takles mens kollegaene dine står rundt deg. En gråtende medarbeider som har mistet en i nær familie, kan betraktes av alle. Utviskingen av skillet mellom jobb og privatliv medfører ikke bare at man tar jobben med seg hjem, men også at man tar privatlivet med seg på jobben.Dette ble sagt ikke stort lenger enn et halvt år etter at statsminister Bondevik hadde åpnet Telenors nybygg med brask og bram, og Telenor selv, naturlig nok, skrøt voldsomt av det nye bygget.“Den nye Fornebuløsningen bygger på samspillet mellom mennesker, teknologi og miljø slik det er realisert ved at 6000 ansatte nå kan jobbe nær sagt hvor som helst og når som helst”, het det fra Telenors konsernsjef Jon Fredrik Baksaas i en pressemelding som ble sendt ut før åpningen.

Paradokser avdekkesNorges Forskningsråd har finansiert et forprosjekt om effektene et åpent kontorlandskap har på arbeidstakere og bedrifters lønnsomhet utført av Norut Samfunnsforskning. Hensikten med den foreløpige rapporten som kan lastes ned fra www.samf.norut.no har vært å generere hypoteser relatert til arbeidsorganisasjonen ved Telenor på Fornebu, som siden skal studeres i et hovedprosjekt.Norut konkluderer foreløpig med at denne rapporten “avdekker ulike paradokser innenfor det moderne arbeidsliv, hvor ideelle visjoner kolliderer med praktiske og opplevde realiteter. Blant annet vises det til en tilsynelatende åpenhet, synlighet og fleksibilitet basert på moderne arkitektur, teknologi, åpne kontorlandskap og flatere organisasjonsformer.”

Rapporten sier blant annet at:– Den tilsynelatende åpenheten på det praktiske og teknologiske planet utfordres av en rekke barrierer som begrenser kommunikasjonen både på tvers i organisasjonen og til kundene.– Synligheten dreier seg i det ytre om en viss gjennomskinnelighet, men den skaper samtidig en form for usynlighet, din “performance” blir synlig for alle, mens de andres kontroll blir usynlig.– Fleksibiliteten er en begrenset frihet innenfor relativt rigide rammer, og det er enkeltindividet som må være fleksibel overfor store, tunge systemer.Men om de ideelle visjonene kolliderer med de praktiske realitetene, innrømmes det også i rapporten at man foreløpig vet lite om effektene av å jobbe i et åpent kontorlandskap. Det eneste man vet sikkert er at åpne kontorlandskap utnytter arealene bedre.– Det er gjort lite forskning på konsekvensene av trådløse nettverk og fravær av kontorvegger. Foreløpig kan vi bare anta og stille spørsmål, for det finnes lite dokumenterbare resultater om effektene av åpne landskap. Vi håper å jobbe videre med dette, sa prosjektleder Ann Therese Lotherington til forskning.no i januar i år.

Danskene utreder konsekvenserOgså i Danmark arbeides det med å utrede konsekvensene av åpne kontorlandskap. IT-byen Katrinebjergs Center for New Ways of Working har foretatt undersøkelser på en lang rekke arbeidsplasser og kommet til at åpne kontorlandskap ikke alltid er noen perfekt løsning.Professor og senterleder Susanne Bødker medgir at ideen om å skape nye innredningsmessige rammer for arbeidet er god, men at det ofte resulterer i en ensretting, en anonymisering og stramme regler for hva som er “tillatt oppførsel”. På den måten forhindres den kunnskapsdeling mange virksomheter gjerne vil oppnå med de nye rammene.Telenor er et strålende eksempel på en arbeidsplass der anonymiseringen går svært langt. Personlige bilder, tegninger og lignende skal ikke være synlig, ei heller faglige prosjekter i form av plansjer og lignende. Ved arbeidsdagens slutt skal plassen man har benyttet være ryddet og følgelig anonymisert slik at hvem som helst skal kunne overta plassen. Likevel viser erfaringer at svært mange vender tilbake til den samme plassen neste morgen.Ifølge Susanne Bødker har denne typen arbeidsplasser drevet ideen om det fleksible arbeid for langt.– Kontoret er blitt sterilt, og utenforstående kan ikke se om det er de ansatte i en bank, et reklamebyrå eller et IT-selskap, som sitter ved de identiske skrivebordene i tidens gjennomdesignede åpne landskap. Er dette måten å skape optimale rammer for kunnskapsdeling, læring og kreativitet? spør hun.

Nomadene er herSamtidig er det hevet over tvil at de såkalte nomadene har inntatt arbeidslivet og arbeidsplassene. – I stadig stigende grad arbeider man i fleksible og foranderlige konstellasjoner, både geografisk og personlig. Man arbeider hjemmefra eller på farten. Man arbeider i midlertidige grupper, i tidsavgrensede prosjekter og praktiserer i stigende omfang jobbrotasjon, enten i den organisasjon man er ansatt eller mellom forskjellige arbeidsplasser.Men selv nomader har behov for en tilhørighet på jobben. Det mangler et “personlig rom” i det moderne, fleksible kontor – et sted hvor man har både mulighet for å vise de prosjekter man arbeider med og private bilder eller tegninger. Det kan på det faglige plan medvirke til øket dialog med kunder og kolleger og på det personlige plan fremme den uformelle dialog, som kan være en av forutsetningene for øket kunnskapsdeling. Og kanskje blir behovet for å avsette et personlig avtrykk på sin arbeidsplass enda større, nettopp fordi vi i så mange sammenhenger er underlagt en verden i stadig forandring. Altså foranderlighetens paradoks: Mer forandring krever mer stabilitet. Gjenkjennelsens glede er en forutsetning for forandring.

Virvar kan lede til kreativitetForskerne i Center for New Ways of Working mener det finnes andre måter å dele kunnskap på enn gjennom helt åpne kontorlandskap. For eksempel kan medarbeiderne i et arkitektkontor henge prosjekter opp på veggene, nye som gamle, realiserte og urealiserte, om hverandre. Bevisst eller ubevisst mener forskerne at de forbipasserende registrerer virvaret og at det lett kan føre til nye, kreative tanker.Og kreativitet er nettopp det som etterlyses av så mange som etablerer åpne kontorlandskap. Man snakker om kreativitet forstått som evnen til å krysse eller overstige grenser i en organisasjon. Flere steder finner man også egne såkalte brainstorm-lokaler. Merkelig nok er disse lokalene ofte påfallende sterile og derfor ikke spesielt godt egnet til kreativ tenkning.Et annet credo er “hva som helst, når som helst, hvor som helst”. Ideen om absolutt tilgjengelighet er sentral i mange forestillinger om den moderne arbeidsplass. Det dreier seg blant annet om å gjøre kunnskap personuavhengig via det som kalles knowledge management-systemer. Det er de muligheter informasjonsteknologien gir for å være “på nett” overalt og alltid, trådløst og papirløst. Det er ideen om at utdannelse blir til livslang læring og at all viten en organisasjon besitter er tilgjengelig, både internt for medarbeiderne og eksternt for kunder og offentlighet.

Taus kunnskapDenne visjonen er ikke uproblematisk. Knowledge management-systemer risikerer å bli oppsvulmede organisasjonshåndbøker i kjempestørrelse, enormt arbeidskrevende, og står i fare for å være foreldet så snart de er skrevet.I stedet mener New Ways of Working at man skal være bevisst at en betraktelig del av et selskaps oppsamlede kunnskap er taus kunnskap. Altså en kunnskap som ikke er eksplisitt og formulert, men som ikke desto mindre eksisterer og er vital for firmaet. Det er en kunnskap som eksisterer uavhengig av IT-systemer og åpne kontorløsninger.New Ways of Working arbeider mye med å finne løsninger på problemene de avdekker i sin forskning. Hvordan man på forhånd skal unngå fallgruvene når firmaet ser seg om etter ny kontorinnredning, for eksempel.“Undersøk arbeidsprosessene”, er svaret. Fra arbeid med utviklingen av datasystemer er det velkjent at det er stor forskjell på idealer og virkelighet. Man må derfor ta utgangspunkt i hvordan arbeidet rent faktisk foregår. Denne tankegangen forsømmes ofte før man går i gang med det New Ways of Working kaller “new office-løsninger”. Å skape kontormiljøer som bare er et stort åpent rom speiler arbeidssituasjonen like dårlig som om man skaper kontormiljøer som utelukkende inneholder lange korridorer med kontorer på hver side.En annen fallgruve er at ledelsen starter arbeidet med endringene med alle de velkjente argumentene – kunnskapsdeling, samarbeid, åpenhet og fleksibilitet – og samtidig beholder sine egne lukkede kontorer.Det er også et vesentlig poeng å fortsette å evaluere kontorløsningen etter at man har flyttet inn. Alle erfaringer viser at innredningen kan forbedres på basis av de faktiske erfaringer man høster i de nye omgivelsene. Samspillet mellom arbeidsprosessene og rammene omkring dem: Organisasjon, innredning og teknologi skal tilpasses hverandre i en fortløpende prosess.

Fine omgivelser reduserer sykefraværetDen svenske industridoktoranden Alexandra Moore ved Luleå Tekniska Universitet arbeider med et beslektet tema, nemlig hvordan kontoromgivelsene påvirker arbeidstakerne. – Fine omgivelser i kontormiljøene stimulerer fantasien og reduserer sykefraværet. Typiske kontorlandskaper bidrar til å skape stress, og et mangfold av lys, farger, former, planter, musikk og kunst i kontormiljøene øker kreativiteten, sa hun i fjor høst til Dagens Nyheter. Hun arbeider med et tverrfaglig prosjekt og håper resultatene derfra vil få bedriftsledere til å innse at det er behov for nye og annerledes kontorlandskaper. Hun mener at utgiftene til oppussing raskt dekkes inn av sparte sykedager og vikarer.Forskningen hennes vil både foregå i små forskningslaboratorier og i virkelige arbeidsmiljøer.– Når forskningen er ferdig er håpet at erfaringene skal kunne benyttes i de fleste arbeidsmiljøer, både på kontorer og skoler, av alle som arbeider med planlegging av arbeidsmiljøer, for eksempel ergonomer, arkitekter, fabrikanter og innredningsfirmaer, sa Moore da hun i februar mottok et stipend på 250.000 svenske kroner for sitt arbeid med å kartlegge arbeidsmiljøenes påvirkningskraft.Det er altså nok å ta tak i, både for bedriftsledere, ansattes representanter og andre beslutningstagere i forbindelse med flytting eller oppussing. Noen viktige punkter derfor til slutt:• La de ansatte komme til orde.• Kartlegg behovene.• Tenk trivsel.• Ikke glem individene.• Evaluer fortløpende.