Artikkelserie: Konkurransegrunnlaget og tilbudet i rehab-prosjekter

Prosessen som leder frem til kontraktsinngåelsen i et rehab-prosjekt er i utgangspunktet lik prosessen for kontraktsinngåelser i andre bygge- og anleggsprosjekter. På grunn av rehab-prosjekters kompleksitet og iboende risiko for det uforutsette, finnes det likevel enkelte særpreg som byggherren og totalentreprenøren bør være oppmerksomme på ved utarbeidelse av konkurransegrunnlaget og tilbudet.

De viktigste dokumentet

Som i øvrige entrepriseprosjekter er byggherrens konkurransegrunnlag også i et rehab-prosjekt som hovedregel det viktigste dokumentet for å fastlegge partenes kontraktsforpliktelser. 

Forenklet består et konkurransegrunnlag oftest av to hoveddeler (i) hva som skal utføres og (ii) kontraktsvilkårene for arbeidene som skal utføres.

Et særpreg ved konkurransegrunnlaget i rehab-prosjekter er at grunnlaget ikke bare beskriver hva som skal utføres ved å angi ønsket sluttresultat, men at det også gis informasjon om eksisterende bygningsmasse og relevante forutsetninger for arbeidene som skal utføres. 

Konflikter oppstår ofte når totalentreprenøren mener at det fysiske arbeidsgrunnlaget og de beskrevne forutsetningene er annerledes enn hva totalentreprenøren hadde grunn til å regne med basert på informasjonen forut for kontraktsinngåelsen, og da særlig i konkurransegrunnlaget.

Artikkelserie: Valg av vederlagsformat i rehab-prosjekter

Valg av vederlagsformat er sentralt i ethvert entrepriseprosjekt, og naturligvis også i et rehab-prosjekt.

I disse tilfellene vil som utgangspunkt byggherren bære risikoen for feilinformasjon og uriktige opplysninger i konkurransegrunnlaget. Dersom totaltotalentreprenøren har basert sitt tilbud på slike opplysninger kan det foreligge grunnlag for krav om fristforlengelse og/eller vederlagsjustering. I rehab-prosjekter er derfor ofte spørsmålet hvor detaljert eksisterende bygningsmasse og forutsetninger bør beskrives i konkurransegrunnlaget. 

I forlengelsen av dette oppstår også spørsmålet om byggherren i det hele tatt bør angi noe om hvordan totalentreprenøren skal/bør gå frem for å oppnå sluttresultatet. Disse spørsmålene kommer særlig på spissen i prosjekter hvor byggherren ikke har definitiv kunnskap om den eksisterende bygningsmassen.

På generelt grunnlag mener vi at alle relevante opplysninger bør synliggjøres i konkurransegrunnlaget, og at det bør påpekes hvilke opplysninger som er beheftet med usikkerhet. Dette vil sette totalentreprenøren i stand til å gi et mest mulig treffsikkert tilbud, særlig med hensyn til pris, samt planlegging av arbeidsopplegg og fremdrift. 

De nevnte spørsmålene har derfor også en side til valg av vederlagsmodell (se vår artikkel «Valg av vederlagsformat i rehab-prosjekter»). Et konkurransegrunnlag med få eller ingen opplysninger om det eksisterende bygningsunderlaget og arbeidsgrunnlaget vil naturligvis påvirke totalentreprenørens prising, særlig i en fastpriskontrakt.

Artikkelserie: Valg av entreprisemodell i rehab-prosjekter

For at et rehab-prosjekt skal lykkes, er valg av entreprisemodell avgjørende. Valget setter rammen for gjennomføringen av arbeidene, styringen av økonomi og fremdrift, samt oppfyllelsen av ønskede behov og mål i prosjektet.

Tilsvarende resonnementer gjelder også ved byggherrens valg av kontraktsvilkår i konkurransegrunnlaget. I rehab-prosjekter er det ikke uvanlig at byggherren ønsker å overføre mer risiko til totalentreprenøren enn hva som følger av standardkontraktens alminnelige bestemmelser. 

Eksempelvis kan byggherren ønske at totalentreprenøren skal overta risikoen for løsninger og annen prosjektering som er utarbeidet av byggherren før kontraktsinngåelsen (avtalt risikoovergang), eller at risikoen for andre og kanskje mer generelle usikkerheter i prosjektet skal overføres til totalentreprenøren. 

Byggherrer må derfor være bevisste at kontraktsvilkår som overfører risiko, gjerne i sammenheng med uklarheter og/eller manglende informasjon i konkurransegrunnlaget, påvirker totalentreprenørens tilbud og prisen som totalentreprenøren kan tilby.

Hva bør totalentreprenøren tenke på ved inngivelsen av tilbudet?

Totalentreprenørens tilbud må ta utgangspunkt i konkurransegrunnlaget. Fremdriftsplanleggingen og kalkulasjonen bør derfor, litt forenklet, være basert på todelingen som angitt ovenfor; (i) hva som skal utføres og (ii) kontraktsvilkårene for arbeidene som skal utføres.

For det første må totalentreprenøren ta hensyn til at prosjektgjennomføringen og sluttresultatet skal tilfredsstille alle avtalte krav, herunder offentligrettslige krav. For eksempel vil etableringen av et nødvendig fordrøyningsbasseng kunne være en del av en totalentreprenørs kontraktsforpliktelser selv om dette ikke er uttrykkelig omtalt i tilbudsgrunnlaget.

For det andre må totalentreprenøren ha et aktivt forhold til kontraktsvilkårene for gjennomføringen av prosjektet. Særlig spesielle kontraktsbestemmelser, herunder klausuler og avtaleformuleringer som overfører risiko i strid med balanserte standardkontrakter, må forstås av totalentreprenøren før tilbudet inngis. I flere rehab-prosjekter, også med svært kompetente og profesjonelle aktører, har vi erfart at både byggherrer og totalentreprenører ikke har forstått rekkevidden og konsekvensene av de spesielle kontraktsvilkårene som er avtalt.

Videre bør totalentreprenøren ha et bevisst forhold til usikkerheten ved den eksisterende bygningsmassen, for eksempel kapasiteten på eksisterende bærende konstruksjoner. Totalentreprenøren kan enten kalkulere inn et risikopåslag for disse usikkerhetene i tilbudsprisen, eller ta et forbehold/synliggjøre eventuelle forutsetninger for tilbudet. Etter vår erfaring er totalentreprenører ofte forsiktige med å adressere usikkerheter. Dels på bakgrunn av frykt for å fremstå mindre attraktiv i en konkurranse, eller dels på bakgrunn av frykt for å bli avvist i en offentlig anskaffelse.

Viktigheten av befaringen og bruk av spørsmål/svar i tilbudsprosessen

Et aktivt forhold til befaringer av det eksisterende bygget er et undervurdert grep som totalentreprenører i større grad bør utnytte ved inngivelsen av tilbud i rehab-prosjekter. Befaringer bør gi totalentreprenøren et bedre grunnlag for å avklare usikkerheter, og dermed kunne prise arbeidene og risiko. Vi har også i enkelte tilfeller erfart at befaringen avdekker så vesentlig usikkerhet og risiko at totalentreprenøren avstår fra å inngi tilbud.

- Flere av tvistene kunne trolig vært unngått

Konfliktnivået i byggebransjen er tidvis høyt, og rehabiliteringsprosjekter har vist seg å ikke være et unntak fra dette.

For å få best mulig utbytte av befaringen bør totalentreprenøren på forhånd grundig gjennomgå konkurransegrunnlaget. Basert på dette kan totalentreprenøren avgjøre om enkelte deler av bygget bør vies ekstra oppmerksomhet, om lukkede konstruksjoner bør åpnes for materialprøver etc. Fra byggherrens ståsted er befaringen en fin anledning til å presisere oppdraget og oppklare eventuelle uklarheter. Godt planlagte og gjennomførte befaringer bør resultere i riktigere tilbudspris, og dermed redusert risiko for diskusjoner om fristforlengelse og vederlagsjustering. For å redusere risikoen for diskusjoner om hva som faktisk ble befart og hvem som deltok, bør partene alltid utarbeide et befaringsreferat.

Et aktivt og gjennomtenkt forhold til det å søke avklaringer gjennom å stille spørsmål, er et annet grep som totalentreprenører også i større grad bør anvende i tilbudsprosessen for å redusere risiko. Dersom totalentreprenøren er usikker på om enkelte arbeidsoperasjoner eller kontraktuell risiko er omfattet av tilbudsgrunnlaget, og derfor må prises i tilbudet, har totalentreprenøren som oftest mulighet til å stille spørsmål underveis i tilbudsprosessen. På samme måte bør byggherren benytte muligheten til å gi oppklarende svar, eller invitere til avklaringsmøter.

Artikkelforfatterne er advokater i DLA Piper.