Compliance i eiendomsbransjen

I denne artikkelserien ser vi derfor nærmere på hva som ligger i at bedrifter er i «compliance», og skriver om utvalgte emner innenfor compliance som er særlig aktuelle for aktører i eiendomsbransjen.

Compliance betyr kort og godt regeletterlevelse, det vil si at en bedrift opptrer i samsvar med de lover og regler som gjelder for virksomheten. En byggherre må for eksempel oppfylle alle HMS-kravene i byggherreforskriften for å være «compliant» i en bygge- og anleggsprosess, mens eiendomsmeglere må følge reglene i eiendomsmeglingsloven. I tillegg må virksomheter i eiendomsbransjen også følge generelle regler som ikke er spesielt rettet mot eiendomsbransjen, slik som de nye personvernreglene som blir implementert i Norge i august 2018.

Det anses i dag som avgjørende for seriøse og samfunnsansvarlige bedrifter å opptre i tråd med regelverket. I tillegg ser man en utvikling der store aktører strekker seg lenger enn det regelverket krever for å overholde det som anses som «best practice» i bransjen.

Det er dessuten økende fokus på såkalt ansvarlig næringsliv, og en klar forventning fra både kunder, investorer, myndigheter og samfunnet for øvrig om at bedrifter skal opptre både etisk og samfunnsansvarlig. Norske myndigheter forutsetter blant annet at norske bedrifter opptrer i tråd med FNs veiledende prinsipper om næringsliv og menneskerettigheter (UNGP), og har utarbeidet en handlingsplan med konkrete tiltak. Det er også vist til UNGP i forarbeidene til lov om offentlige anskaffelser.

LES OGSÅ: Krav på erstatning når kommunen gjør feil?

For å sikre samsvar med «best practice», og at bedriften opptrer etisk og ansvarlig, er det mange virksomheter som etablerer strengere interne retningslinjer enn de er forpliktet til av eksterne lover og regler. At bedrifter opptrer i samsvar med slike interne rutiner faller også inn under compliancebegrepet.

Bedrifter som ikke er «compliant» risikerer både omdømmetap, økonomisk tap, straffeforfølgning, bøter, og utestengelse fra kunder eller offentlige aktører. En av grunnene til at fokuset på compliance stadig øker, er at tilsynsmyndighetene på mange områder har fått myndighet til å ilegge strengere sanksjoner ved manglende etterlevelse.

Et eksempel på dette er de nye personvernreglene, hvor bedrifter som ikke følger reglene kan få bøter på opp til fire prosent av konsernets globale årlige omsetning eller 20 millioner euro. I tillegg anses compliance og overholdelse av «best practice» i enkelte tilfeller som et særskilt konkurransefortrinn, blant annet ved innhenting av kapital fra investorer.

Å opptre i samsvar med lover og regler høres tilsynelatende greit ut, men kan oppleves som krevende i dagens samfunn hvor regelverket øker både i omfang og kompleksitet. Den enkelte bedrift bør derfor foreta en kartlegging av virksomheten, reglene som gjelder for virksomheten og hvilken compliancerisiko bedriften er særlig utsatt for. Kartleggingen og risikoanalysen blir deretter grunnlaget for etablering av interne regler og prosedyrer i et såkalt complianceprogram. Et tilpasset og velfungerende complianceprogram som implementeres i bedriften og håndheves av ledelsen, er et av bedriftens viktigste hjelpemidler for å sikre at selskapet og dets ansatte opptrer innenfor rammene av regelverket.

Det er styrets ansvar å treffe en overordnet beslutning om ambisjonsnivået og hovedelementene i et complianceprogram. Her er noen eksempler på aktuelle områder i et complianceprogram for aktører i eiendomsbransjen:

• Offentlige anskaffelser• Ansvarlig næringsliv og menneskerettigheter• Personvern• Miljø• Hvitvasking• Byggherreforskriften• Antikorrupsjon

Det er selskapets ledelse som har ansvar for å implementere og følge opp complianceprogrammet, herunder opplæring av ansatte, monitorering av selskapets rutiner, oppfølging av uregelmessigheter, undersøkelser av hendelser og implementering av tiltak for å forbedre bedriftens rutiner. I ytterste fall kan et selskaps ledelse risikere straffe- og erstatningsansvar dersom ledelsen ikke sikrer tilstrekkelige rutiner som etterleves og håndheves i bedriften.

LES OGSÅ: MVA på eiendomsskatt

I de øvrige artiklene i denne serien går vi nærmere inn på de ulike temaene som er listet opp over. Vår neste artikkel i denne serien publiseres om en uke, og da skriver vi om reglene om offentlige anskaffelser og anbudssamarbeid.

Artikkelforfatterne er advokater i BAHR Advokatfirma.