Rehabilitering og leietakertilpasning- krevende kostnadsgalopp

DNB næringsmegling melder etter sin investorundersøkelse at gårdeiere uttrykker frustrasjon over det de beskriver som kostbare leietakertilpasninger. DNB bruker begrepet «kostnadsgalopp» om utviklingen som har skjedd de siste årene. Det er derfor mer enn noen gang grunn til å ha fokus på risikoreduksjon og kostnadskontroll i disse prosessene. Utleier har samtidig interesse av å sørge for å minimere antallet friksjonspunkter. Realiteten er at de fleste utleiere i disse prosessene står i en mellomposisjon med entreprenør(er) og rådgiver(e) på den ene siden og leietakerne på den andre. Målet må være å ikke ende opp i en uholdbar spagat mellom de to.

Mellomposisjonen krever at man har oversikt over kostnadsbildene og risikoen i begge kontrakts-sett, at utleier ser avtalesettene i sammenheng og at disse utarbeides på en samkjørt måte. Forholdet til entreprenøren reguleres med stor grad av avtalefrihet oftest i kontrakter med utgangspunkt i NS-standardene. Forholdet til leietakerne reguleres av formell lovgivning, standarder og spesielle avtalevilkår knyttet til f.eks. konkrete fysiske arbeider og tilpasninger av lokalene samt kostnadsdelingen.

Erfaringsmessig har utleier ofte hovedfokus (og størst kompetanse) på å tilrettelegge for, og regulere forholdet til leietaker. Da kan entrepriseavtalen dessverre ofte behandles noe stemoderlig, og kommer i tid etter at leieavtalen er på plass. Manglende fokus på hvordan mekanismene i avtalene påvirker hverandre kan koste utleier mye både i direkte kostnader, misnøye hos leietaker og i administrative ressurser. Avtalene mellom partene må tilpasses ved skreddersøm. Hverken leieavtale-standardene eller NS-standardene har ferdige reguleringer som ivaretar denne mellom-rollen som utleier befinner seg i.

Det vil gå for langt å kommentere alle forhold som er relevante for utleiers posisjon. Av den grunn vil vi ta for oss noen få sentrale momenter nedenfor.

 Kravspesifikasjon og handlingsrom

I de tilfeller der en utbygger skal oppføre et nytt bygg eller foreta tilpasninger i et eksisterende bygg for å legge til rette for en leietaker, vil det som hovedregel foreligge en kravspesifikasjon fra leietaker som angir kravene som stilles til bygget og hvilke funksjoner leietaker er avhengig av.

Utleier bør sørge for å tilpasse kravspesifikasjonen til det aktuelle bygg/lokale og leietakers ønsker – innenfor mulighetsrommet bygget gir - i dialog med leietaker. Herunder, i rehabiliteringsprosjekter særlig, er det viktig med god kjennskap til bygget slik at kravspesifikasjonen kan tilpasses det eksisterende byggets rammer og begrensninger.

Nettopp av denne grunn er det fordelaktig om utleier allerede har en entreprenør og/eller rådgiver(e) med seg allerede på dette stadiet.

Flest mulig av entreprenørens rettigheter i entreprisekontrakten bør gjenspeiles som utleiers rettigheter i leiekontrakten og vice versa. Utleiers forpliktelser til å levere et bestemt leieobjekt som utleier må utgjøre entreprenørens minimumsforpliktelser. Om mulig bør kravspesifikasjonen kunne inngå som en del av anbudsgrunnlaget / utgjøre grunnlag for prising slik at entreprenøren fra begynnelsen av er kjent med hvilke spesielle krav som stilles og dermed kan ta høyde for dette. Dersom prosessen med leietakere ikke har kommet langt nok til at en slik samkjøring er mulig bør man vurdere å dele opp arbeidet i flere entrepriser, eventuelt sørge for at utleier har tilstrekkelig med handlingsrom til at leietakertilpasningene kan foretas innenfor kontrakten med entreprenøren. Slik usikkerhet vil imidlertid ofte kunne reflekteres i entreprenørens pris, da det må tas høyde for eventuell økt risiko, herunder mindre effektiv arbeidsflyt, omprosjektering, rigg- og driftsutfordringer, administrasjonskostnader osv. Samtidig må man tilpasse NS-kontrakt i nødvendig grad slik at utleiers rådighetsrom minst tilsvarer leietakers rettigheter ovenfor utleier.

Utfordringer med endringer, tillegg og forsinkelser

Det er viktig at utleier hensyntar at NS-standardene har bestemmelser som regulerer og legger begrensninger på hvilke type endringer entreprenøren kan pålegges og hvor omfattende disse kan være. Her er det imidlertid full avtalefrihet for partene, slik at utleier kan forhandle frem spesialtilpassede løsninger. Et viktig moment er imidlertid at bestemmelsene i standarden – særlig knyttet til endringer – har en omfattende indre sammenheng. Man må derfor kjenne til hvordan endringer påvirker resten av kontrakten før disse gjøres. Herunder foreta korresponderende endringer andre steder i standarden ved behov.

Endringer vil ofte gi entreprenøren krav på ekstra betaling for eksempel når endringene medfører ytterligere arbeid for entreprenøren. Det mange overser iht. leieavtalen er at endringene også kan medføre at entreprenøren har krav på mer tid (fristforlengelse). Dette er også forhold som kan spesialtilpasses bl.a. ved at forhåndsavtale arbeider ikke gir rett til fristforlengelse, eventuelt at man standardiserer fristforlengelsen eller blir enige om heller å dekke kostnader til oppbemanning/forsering i visse situasjoner. Utleier må uansett innta i leieavtalen/ta høyde for mht. innflyttingstidspunkt at fristforlengelse for entreprenøren gir tilsvarende justeringsmulighet i leiekontraktens bestemmelser om overtakelsestidspunkt.

Forsinkelser kan også oppstå av andre forhold. NS-kontraktene inneholder standardbestemmelser om dagbøter, hovedsakelig for sluttfrist for hele prosjektet. Partene kan imidlertid fritt avtale at også andre frister skal være dagmulktbelagte. Utleier må sjekke at man ikke må betale større erstatning til leietaker ved en forsinkelse enn man er berettiget til fra entreprenøren. Dette gjør at utleier bør foreta tilpasninger mht. hvilke beløp og begrensninger som ligger i de ulike avtalesettene.

Det kan også være betimelig å foreta en oppjustering av prosentgrensen i den aktuelle NS hva gjelder om fanget av endringsarbeider som kan pålegges.

Det er ikke nok at man tar høyde for disse forholdene ved inngåelsen av avtalen. Avtalen skal også administreres. Av den grunn må partene etablere klare kjøreregler for tilleggsbestillinger og endringer. Det anbefales at utleier nyttiggjør seg av det eksisterende systemet i NS- kontraktene ovenfor entreprenøren, slik at det utpekes en kontraktsrepresentant som da også kan være utleiers representant ovenfor leietaker. Denne personen bør være den eneste som kan foreta bestillinger av entreprenøren. På den måten unngår man å forkludre det tydelige system knyttet til kommunikasjon, ekstrakostnader, fristforlengelseskrav og ikke minst preklusjon som finnes i NS systemet. Noen ganger er det likevel slik at utleier ønsker å unngå administrasjonen av denne dialogen og legger til rette for en direkte kommunikasjon mellom entreprenør og leietaker. Dette bør reguleres tydelig i begge avtalesettene, og det bør presiseres at entreprenøren uansett har en plikt til å følge endringsordresystemet til punkt og prikke for å kunne kreve ekstrakostnader, fristforlengelse osv.

Vi anbefaler at det settes av tydelige tidsrammer som leietaker må forholde seg til hva gjelder å bestille tilpasninger fra entreprenør via avtalen entreprenør har med utleier, enten via utleier eller direkte til entreprenøren. Dersom entreprenøren må legge om sin arbeidsflyt, mobilisere fag som allerede er ferdige i bygget eller omprosjektere sent i den enkelte prosessen vil det kunne påføre entreprenøren – dermed utleieren - kostnader som ikke nødvendigvis inngår i prisen som er avtalt mellom utleier og leietaker eller er hensyntatt i entreprenørens opprinnelige priser. Mao. må entreprenørens forutsetninger for prisingen være såpass klare for utleier slik at man sørger for at disse forutsetningene også gjenspeiles i leieavtalen, eller at leieavtalen har reguleringer som medfører at utleier kan kreve dekket de ekstra kostand enten direkte eller gjennom leien.

På den andre siden er det også avgjørende å sikre at utleieren, som byggherre, har muligheten til å gjennomføre nødvendige endringer overfor leietakeren, enten på grunn av offentlige krav eller bygningstekniske forhold som hindrer fullstendig oppfyllelse av leietakerens kravspesifikasjoner. Det kan oppstå uforutsette utfordringer som følge av offentligrettslige krav, bygningstekniske forhold e.l. som gjør det umulig for utleieren å levere i samsvar med leietakerens kravspesifikasjoner 

Avtalen med leietakeren må også tydelig regulere hvem som skal dekke kostnadene for endringene, og hvordan og når betalingen skal skje. Det er klart mest fordelaktig å klargjøre pris- og tidsvirkningene av endringen før den pålegges entreprenøren, både i forhold til entreprenøren og leietakeren. Dette vil bidra til forutsigbarhet og hindre urettferdige krav eller at entreprenøren holder kravene "åpne" helt til sluttoppgjøret.

Oppsummering

Oppsummert basert på det som allerede er skrevet må utleier ha fokus på å ikke gi leietakeren større rett til endringer og tilpasninger av sin kravspesifikasjon enn det utleier selv har anledning til å pålegge/kreve av entreprenøren. I den grad det er mulig bør det foreligge en korresponderende eller tilpasset leveringsbeskrivelse og regulering av endringer etc. i begge avtaleforhold. Utleier opplever sjelden ideelle forhold, og man må også forholde seg til at det er forskjell i forhandlingsposisjoner, tidsrom til rådighet, ressurser osv. Alt dette vil påvirke muligheten til å justere avtalene. Imidlertid bør en størst mulig samkjøring tilstrebes for å minimere antall potensielle konfliktpunkter.

Artikkelforfatter er partner og advokat Petter Sverstad Eriksen i Brækus Advokatfirma.