Med digital porttelefon kan man kraftig redusere administrasjonskostnader, hvordan?

Nicolai Bauer er partner i Askeladden & Co, et startup-hus som utvikler og starter nye selskaper fra bunnen av. Så langt har Askeladden startet 12 norske selskaper innen service- og retail-segmentet, blant annet Cutters og Dr. Dropin, i tillegg til at de for tiden har 12 nye selskaper under utvikling, også utenfor Norge.

Askeladden har omkring 120 ansatte som holder til i en bygård i Oslo. Selskapet har vokst raskt og har økt antall ansatte fra 5 til 120 på bare 5 år.

– Vi har på mange måter blitt til over tid med flere og flere mennesker og flere og flere selskaper i samme lokale, forteller Bauer.

Med rask vekst i både antall selskaper og ansatte har Bauer hatt behov for fleksible løsninger. Han understreker dessuten at det var viktig å finne løsninger som gjenspeiler selskapets identitet.

– Vi er ikke veldig tradisjonelle. Vi ønsker for eksempel ikke å ha resepsjon i inngangspartiet vårt. Derfor har det vært viktig for oss å finne et adgangskontrollsystem som fungerer for alle våre ansatte og samtidig fungerer som en slags digital resepsjonist funksjon, forteller han.

Utfordringen

Askeladden er et moderne og dynamisk selskap med mye aktivitet. De ansatte har ulike rutiner og sitter på forskjellige steder i bygget. Derfor var Bauer på utkikk etter en løsning for adgangskontroll som kunne fungere friksjonsfritt for alle de 120 ansatte.

– Vi har vært innom en rekke ulike løsninger for adgangskontroll og har prøvd alt fra nøkler og kodebrikker til ulike apper. Vår erfaring med disse løsningene var at det enten var vanskelig eller ikke mulig å administrere adgangen til bygget. Vi opplevde også en del ustabilitet og løsninger som bare fungerte syv av ti ganger, forteller Bauer.

I tillegg til at alle de ansatte trengte adgang til bygget, hadde Askeladden også behov for porttelefon-funksjonaliteten, blant annet når ansatte fikk besøk eller leveranser på døren.

– For å dekke dette behovet testet vi først ut en løsning hvor det var én person som fikk alle henvendelser via porttelefonen, men vi forstod raskt at det ikke var en holdbar løsning.

Det var aldri aktuelt for Askeladden å innføre bemannet resepsjon ettersom det ikke går overens med selskapets innovative, moderne og digitale forretningsmodell. Bauer var hele tiden overbevist om at det måtte være mulig å løse dette digitalt og ga seg ikke før han fant en tilfredsstillende løsning.

– Vi var på utkikk etter et system som kunne løse våre utfordringer. Defigo var det første systemet vi fant som hadde alt i ett og som fungerte for et selskap som vårt, forteller han.

– Vi trengte en løsning som bare fungerte og som var enkel å administrere for oss i ledelsen. Heldigvis dukket Defigo opp på radaren min. Jeg tok kontakt med dem og forstod veldig raskt at dette var alt vi trengte, forteller Bauer.

Etter å ha snakket med Defigo gjenstod det bare å implementere og teste om løsningen fungerte så godt som Bauer og Askeladden hadde fått inntrykk av.

– Nå har vi brukt Defigo i et par år og i løpet av denne tiden har det fungert veldig bra. Egentlig akkurat sånn vi ble forespeilet, forteller han.

Lærdom

Bauer forteller at Defigo har fungert veldig bra siden løsningen ble implementert.

– Defigo er det vi har lett etter hele tiden. Det er rett og slett en drøm å bruke. Enkelt for oss å administrere selv om vi har over 100 ulike mennesker som har tilgang til ulike soner i bygget. De kommer og går som de vil, og vi bruker veldig lite tid på administrasjon. Det er rett og slett et fantastisk produkt.

I tillegg til at erfaringen etter å ha brukt Defigo aktivt i rundt to år er at systemet lever opp til forventningene, trekker Bauer også frem en annen viktig lærdom.

– Den viktigste lærdommen jeg sitter igjen med nå er at jeg burde tenkt stort fra starten av. Vi var innom en rekke andre systemer på veien, bare for å innse at vi hadde vokst ut av løsningen før vi hadde begynt å ta den i bruk. Systemene vi testet skalerte rett og slett ikke godt nok. Derfor er det en viktig læring for oss at vi burde ha tenkt stort med en gang. Hadde vi gjort det hadde vi valgt Defigo tidligere.

For et selskap i så kraftig vekst som Askeladden har det vært avgjørende å velge fleksible løsninger som kan skaleres etter hvert som behovet øker. Defigo leveres som en tjeneste, ikke som et produkt, og er dermed veldig fleksibelt med tanke på brukerens behov.

Resultater

– Vi har redusert tiden vi bruker på administrasjon med 95 %.

Bauer forteller at investeringen i Defigo har resultert i at ledelsen så å si ikke bruker tid på administrasjon, selv om staben vokser raskt og det per nå er 120–130 mennesker som har tilgang til bygget.

– Når vi får en ny ansatt nå legger jeg bare inn vedkommende som en bruker i systemet og så har vedkommende adgang til bygget dagen etter. Det er alt. Og dersom vedkommende ikke lenger skal være hos oss er det enkelt å fjerne adgangen til lokalene via administrasjons portalen, forteller Bauer.

Askeladden utvikler innovative og moderne selskaper og har en profil som krever at de selv bruker smarte, innovative og digitale løsninger. Dette var et viktig mål i forkant av implementeringen av Defigo, i tillegg til at Bauer ønsket å redusere tiden som gikk med til administrasjon.

Bauer forteller også at Askeladden er svært fornøyd med at Defigo er en såpass elegant løsning. Det passer godt med selskapets visjon om å være innovative og digitale.

– Defigo har klart å gjøre adgangskontroll "sexy". Spesielt de unge som jobber hos oss – mennesker som er veldig vant med ny teknologi – digger denne løsningen. Det er noe vi får mange tilbakemeldinger på. Og det sier litt om hvor enesteående denne tjenesten er i dag, legger han til.

Konklusjon

Konklusjonen etter å ha brukt Defigo i litt over to år er at Bauer og Askeladden er godt fornøyd med investeringen og opplever at tjenesten leverer i tråd med deres forventninger. Bauer understreker i tillegg at mottakelsen blant de ansatte har vært svært positiv. Det første de ansatte møter når de kommer til kontoret er et moderneP inngangsparti som gjenspeiler hvem Askeladden er.

– De ansatte hos oss syns Defigo er litt wow – og det til tross for at de er digital natives! Folk syns det er skikkelig kult, og vi er fornøyde med at det er helt i tråd med våre verdier om å gjøre ting enklere, mer moderne, innovativt og digitalt, avslutter han.