Fristen nærmer seg: Hva må eiendomsaktører gjøre for å oppfylle kravene i åpenhetsloven?

Åpenhetsloven stiller krav til at virksomheter skal utføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Aktsomhetsvurderingen er en kontinuerlig prosess. Aktsomhetsvurderingen skal stå i forhold til virksomhetens størrelse, virksomhetens art, konteksten virksomhetens aktivitet finner sted innenfor, og alvorlighetsgraden av og sannsynlighetene for risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Bedrifter må forankre arbeidet med åpenhetsloven i styret. Slik forankring vil også bidra til at arbeidet med åpenhetsloven innarbeides i den ordinære forretningsdriften. I praksis innebærer en slik forankring at styret vedtar eller orienteres om bedriftens retningslinjer for arbeid med åpenhetsloven og plasseres ansvaret for dette.

Her er landets beste eiendomsadvokater

Bedriftene må utføre en kartlegging og vurdering av risikoen for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som bedriften enten selv har forårsaket eller bidratt til, eller som direkte kan knytte seg til bedriftens virksomhet, produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere. Virksomheten må derfor få en oversikt over alle sine leverandører og forretningspartnere.

Dette kan for mange bedrifter være et omfattende arbeid, men er helt nødvendig for å kunne utføre det arbeidet som åpenhetsloven krever. Ikke minst for eiendomsaktører med mange leverandører og underleverandører i et noe uoversiktlig marked vil dette arbeide kunne være omfattende og ta tid.

Det er derfor viktig å begynne med dette arbeidet nå for at fristen for publiseringen av rapporten 30. juni skal overholdes.

Etter at bedriften har fått en oversikt over leverandører, underleverandører og forretningspartnere, må virksomheten foreta en risikobasert kartlegging av disse. Bedriften må foreta en vurdering av hvor stor sannsynlighet det er for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforholdet og alvorlighetsgraden av eventuelle slike brudd.

Sentrale momenter å vurdere i kartleggingen kan være produkt/tjeneste, bransje og geografi. Bedriften kan ta utgangspunkt i objektive kilder (indekser) om risiko knyttet til ulike land, bransjer, mv. For eiendomsaktører vil det være sentralt å begynne med det nære og mest risikofylte, som for eksempel entreprisekontrakter, håndverktjenester og renholdstjenester.

Når bedriften har foretatt en risikobasert kartlegging, må virksomheten foreta en risikobasert prioritering. Med dette menes at virksomheten må starte med de mest fremtredende risikoområdene som er kartlagt og vurdere påvirkningsmulighet bedriften har med sikte på oppfølgingstiltak. Til slutt må bedriften iverksette tiltak for å stanse, forebygge eller redusere risikoen for skade på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold og følge opp gjennomføring av disse tiltakene.

Omfanget av aktsomhetsvurderingene vil variere ut fra bedriftenes størrelse og kompleksitet, i tillegg til de negative konsekvensenes alvorlighetsgrad og sannsynlighet. En større bedrift med flere leverandører og stor risiko for alvorlige negative konsekvenser vil måtte foreta en mer omfattende kartlegging enn en mindre bedrift med færre leverandører og forretningspartnere.

Oppsummering

Arbeidet som bedrifter plikter å utføre som følge av åpenhetsloven er en viktig del av prosessen med å sikre ansvarlighet rundt arbeidsforhold og menneskerettigheter. Vi anbefaler derfor at bedrifter setter seg grundig inn i kravene og pliktene etter åpenhetsloven, og begynner arbeidet tidlig.

Redegjørelsen for aktsomhetsvurderinger skal første gang publiseres innen 30. juni 2023, så nå begynner det å haste. Redegjørelsen skal være lett tilgjengelig på bedriftens nettsider og det skal gis informasjon i årsberetningen.

Om artikkelforfatterne:

Astrid B. Dovland er advokatfullmektig, Preben H. Mo er advokat, begge Advokatfirmaet Føyen