Ukens Tips: Målselskapets dokumentasjon i livet etter overtakelse

I en due diligence gjennomgang av SPV-selskaper ser rådgiverne som utgangspunkt ikke dokumentasjon som er eldre enn tre år. En due diligence gjennomgang vil nødvendigvis heller ikke av ressursmessige årsaker omfatte alle tenkelige dokumentasjonskrav og informasjon som selskapet bør inneha for rasjonell videre drift etter overtakelse. Videre omsettes en del typer SPV-selskaper ofte, og selgerne opplyser i mange due diligence prosesser at man ikke innehar etterspurt informasjon eller dokumentasjon for forhold som knytter seg til tiden før selgers eiertid.

Vi ser ofte at kjøper etter overtakelse havner i en situasjon hvor det viser seg at kjøper og selskapet ikke er i besittelse av dokumentasjon eller informasjon som er nødvendig eller praktisk viktig for å drifte selskapet videre. Dette gjelder for eksempel informasjon om hvordan felleskostnader i praksis har vært avregnet, mindre avtaler knyttet til teknisk forvaltning av eiendommen, alminnelig FDV-dokumentasjon eller kopi av styre og generalforsamlingsprotokoller som er mer enn tre år gamle. I tilfeller hvor det i due diligence prosessen fremkommer at det er, eller høyst sannsynligvis vil være, vesentlige “huller” i informasjonen eller dokumentasjonen som selskapet er i besittelse av, kan det være hensiktsmessig å pålegge selger å lojalt bistå kjøper/selskapet i en periode etter overtakelse med fremskaffelse av manglende informasjon eller dokumentasjon gjennom en forpliktelse i kjøpekontrakten.

Særlig gjelder dette for oppbevaring av dokumenter som selskapet i henhold til bokføringsloven med forskrifter skal være i besittelse av. Typiske eksempler vil være bokføringsbilag, hovedbok, nummererte brev fra revisor, som alle skal oppbevares minst fem år. Andre eksempler kan være årlige leietakererklæringer for leietakers bruk av leieobjektet av hensyn til merverdiavgiftsregelverket eller målsatte tegninger og kjøpsdokumentasjon for byggetiltak som er underlagt justeringsreglene. I slike tilfeller vil det være krav om oppbevaring i 5 år etter siste år i justeringsperioden. Følgen av dette er at dokumentasjon for kapitalvarer for bygg underlagt justeringsreglene skal oppbevares i 15 år.

Dersom det viser seg at selskapet ikke innehar slik lov- eller forskriftspålagt dokumentasjon ved et bokettersyn, kan det få negative konsekvenser for selskapet. Skatteetaten har rett til å endre selskapets ligning ti år tilbake i tid. Dette vil da omfatte skatter og avgifter som har påløpt over disse årene, i tillegg til renter. Det kan også være forhold som utløser tilleggsskatt, tilleggsavgifter og tvangsmulkt. I ytterste konsekvens, men mer sjeldne tilfeller, kan manglene rammes av Straffeloven.

Normalt bør derfor kjøper vurdere å innta som ledd i oppgjørsmekanismen mellom kjøper og selger, at selger og/eller selskapet fremlegger all dokumentasjon selskapet er pliktig til å inneha i henhold til bokføringsloven med tilhørende forskrifter på overtakelse. Det kan også vurderes inntatt særskilte garantier i kjøpekontrakten tilknyttet eksistensen og riktigheten av slik dokumentasjon. Slike plikter eller garantier vil kunne avhjelpe ulempen det er å overta et selskap som ikke er i besittelse av påkrevet dokumentasjon.

Ukens tips er en samling praktiske tips utarbeidet av Wikborg, Rein & Co. Tipsene vil bli publisert hver uke og er forfattet av advokater i Wikborg, Rein & Co.

Om forfattere:

Anders Magnus Løvaas er partner i RSM Norge AS og medlem av firmaets bransjegruppe Eiendom.

Andreas Mello-Kildal er fast advokat ved Wiborg Reins Oslo-kontor og medlem av firmaets Næringseiendomsteam.

(Foto: Erik Burås/StudioB13)