Fallgruver ved leiertilpasninger

– Husleieloven har i begrenset grad reguleringer av leiertilpasninger, og ulike standardavtaler som brukes har i begrenset eller ingen grad reguleringer av betydning for leiertilpasninger. Det er derfor viktig å være presis hva gjelder leiertilpasninger, overleveringsstand og eventuell fravikelse av bakgrunnsretten, slik at det ikke oppstår misforståelser og tvister, sier Selmeradvokatene.

Hva skal gjøres av tilpasninger?– Det første viktige spørsmålet er selvsagt hva som skal gjøres av tilpasninger. Kravspesifikasjonen er ofte det viktigste dokumentet i en leieavtale, og er undervurdert av mange, sier Even Berg.

Line Ravlo-Losvik bekrefter at kravspesifikasjonen i mange tilfeller lider under tidspress ved avtaleinngåelsen.

– En annen utfordring er at det i store, kompliserte prosjekter kanskje ikke er mulig å være tilstrekkelig detaljert på et så tidlig stadium av prosjektet. For å bygge for fremtiden, og ikke basere arbeidene bare på teknologi som var gjeldende per avtaleinngåelsen, kan referanseprosjekter og generelle beskrivelser være en fordel, tilføyer hun.

Les også: Eiendomsskatten: Dette bør du sjekke

Behov for endringer i det avtalteBåde på eksisterende bygg og nybygg oppstår det i mange saker behov for, eller ønske om, endringer i det avtalte. Ravlo-Losvik utdyper at dette kan skje av mange ulike grunner. Eksempelvis kan dette skje som følge av manglende offentligrettslige tillatelser, krav som er oppstilt i tillatelser, byggetekniske utfordringer, endringer i produksjon av deler eller tilbehør, eller fordi partene ønsker en annen løsning enn forutsatt.

– Partene bør avtale om og hvordan slike endringer skal kunne gjennomføres, hvilke kostnadskonsekvenser det eventuelt skal ha og hvilke konsekvenser det kan få for fremdriften og overlevering, sier Berg.

– Jo større og mer komplisert prosjektet er, og jo lengre tid byggeprosjektet går over, jo større behov vil det normalt være for endringer, sier han.

– Dersom man først går inn i en modell hvor leierstyrte endringer tillates er det fordelaktig å regulere nærmere hvilken betydning endringer skal ha for leieberegningen. Det vanligste er at leier dekker kostnadene direkte eller at kostnadene nedbetales som en annuitet over leietiden, tilføyer Berg.

Les også: Oppdatering og gjenbruk av datarom

Overtakelse og fristerByggeprosjekter kan være kompliserte og det kan oppstå forsinkelse. Dersom det avtales en spesifikk dato for overtakelse er det viktig for utleier å være sikker på at utleier vil kunne overlevere lokalet til avtalt tid.

– Normalt bør man forsøke å avtale fleksibel overtakelsesdato hvis det er mulig. Dersom det ikke er mulig bør man se på risikofordeling hva gjelder uforutsette forhold. Det er mye som kan skje – alt fra forsinkelse på tillatelser, uforutsette byggetekniske utfordringer – i sær hva gjelder ombygging eller totalrehabilitering av eksisterende bygg – til ulykker på arbeidsplassen, sier Ravlo-Losvik.

– På noen prosjekter kan det være nødvendig å foreta arbeider også etter overtakelse, eksempelvis innregulering av tekniske anlegg eller gjennomføring av arbeider utendørs. Det kan være hensiktsmessig å regulere dette nærmere, tilføyer hun.

Les også: Salg av eiendom «som den er» – risiko for mangler

Forbehold– Ved tilpasninger/endringer som fordrer offentlig tillatelse er det viktig å ta forbehold om godkjennelse og sikre at overleveringstidspunktet tar høyde for tid til både saksbehandling og gjennomføring, eventuelt åpne for at noen tiltak kan måtte gjennomføres etter overlevering, sier Berg. Det kan om nødvendig inntas frister for løfting av enkelte grunnleggende forbehold slik at partene kommer ut av avtalen dersom forbeholdene ikke lar seg oppfylle, påpeker advokatene.

Forholdet til entreprenøren– Det kan være nyttig å se nærmere på reguleringene i entreprisekontrakten eller kontraktene som inngås i forbindelse med leiertilpasninger, sier Berg.

– Utleier bør om mulig sikre seg back-to-back med denne eller disse slik at utleier ikke risikerer mellomliggende ansvar for forsinkelser eller leveranseavvik, legger Ravlo-Losvik til.

– Dette gjelder både selve kravspesifikasjonen, endringsadgang og tidsfrister. Om mulig bør det inntas “leietilfredshetsgaranti” slik at entreprenøren i realiteten er den som må ta diskusjonen med leier dersom det oppstår tvister.

Les også: MVA-kompensasjon fra unntatt leietaker

Særlig om tilpasninger betalt av leierenMange leiere får tillatelse til å selv gjøre endringer. Også det kan resultere i særskilte utfordringer.

– Leiers endringer bør begrenses eller reguleres nærmere hva gjelder støy og praktisk gjennomføring. Dersom leiers endringer medfører utfordringer hva gjelder statikk eller påvirker brann- eller sikkerhetsmessige forhold bør grensesnittet mellom leier og utleiers ansvar reguleres særskilt, sier Ravlo-Losvik.

Skatt og mvaLeiertilpasninger kan ha så vel skatte- som avgiftsmessige konsekvenser. Selmeradvokatene fremhever at den konkrete løsningen bør avklares med skatte- og avgiftsrådgivere.

– Utleiers omsetning av entreprisetjenester til en leier kan eksempelvis påvirke hvilken uttaksmerverdiavgift utleier må beregne ved andre leiertilpasninger, dårlig organisering kan resultere i at fradragsrett for merverdiavgift går tapt, og leiers betaling av leiertilpasninger kan medføre en skattepliktig fordel for utleier, nevner de som noen eksempler på uheldige konsekvenser.

Mange utfordringerSelmeradvokatene fremhever at det er langt flere utfordringer som kan oppstå enn de som er nevnt her. De har skrevet en lengre artikkel som inkluderer noen flere problemstillinger.

– Heller ikke den er på noen måte uttømmende. Det kan være vanskelig å regulere alle utfordringer som kan oppstå, og mekanismer for løpende håndteringer av utfordringer er derfor viktig i seg selv, avslutter de.

Les også: Ingen grunn til å fortvile over kommunale pålegg om retting