Ukens Tips: Oppdatering og gjenbruk av datarom

I de fleste transaksjoner som gjennomføres i dag opprettes det digitale dataromsløsninger, hvor selger fremlegger dokumentasjon for kjøper og kjøpers due diligence team. Opprettelse av et slikt datarom og komplettering av informasjon basert på tilleggsspørsmål fra kjøpers side er ofte ressurskrevende for selgersiden. I noen tilfeller opprettes det separate datarom for teknisk, juridisk og finansiell due diligence, mens i andre tilfeller opereres det med et samlet datarom.

Vi ser ofte at prosessene knyttet til etablering og komplettering av datarom, blir mer ressurskrevende og utfordrende enn selger ved oppstart av prosessen hadde forutsatt. Dette som følge av at det avdekkes manglende dokumentasjon knyttet til kjøpsobjektet, som etterspørres av kjøpers due diligence team. I mange tilfeller kan dette være dokumentasjon som er viktig rent formelt, men som ikke brukes i den daglige driften av eiendommen/selskapet.

For digitale dataromsløsninger er det normalt svært enkelt å laste ned hele datarommet med alt innhold på minnepinner/DVD-plater. Datarommet legges også som regel ved kjøpekontrakten som et bilag til denne, som dokumentasjon på hvilke dokumenter og informasjon kjøper har hatt tilgang til. Dette har også en side til kjøpers opplysningsplikt, og hvilken informasjon kjøper må anses å være kjent med på signeringstidspunktet.

Innsatsen som nedlegges i slike datarom burde den våkne kjøper dra nytte av for fremtiden.

Dersom kjøper, eller kjøpers engasjerte forvalter, lagrer datarommet, foretar løpende oppdateringer og vedlikehold av dette, for eksempel lagrer nye leiekontrakter, årlige leietakererklæringer, selvangivelser m.v. etter hvert som slike dokumenter kommer til, vil opprettelse av et datarom ved et senere salg blir betydelig forenklet. All relevant informasjon ligger da klart – og kan med minimale kostnader og innsats legges inn i den elektroniske dataromsløsningen som måtte blir benyttet ved det senere salget.

Sannsynligheten er også stor for at et slikt datarom, som er basert på en tidligere transaksjon og deretter vedlikeholdt, er mer komplett og utfyllende enn om selger ved neste salgstransaksjon starter med blanke ark, slik at antall tilleggsspørsmål fra kjøpers due diligence team reduseres.

I tillegg vil datarommet kunne være et nyttig verktøy i den løpende forvaltningen av eiendommen og eiendomsselskapet.

———————

Ukens tips er en samling praktiske tips utarbeidet av Wikborg Rein Advokatfirma AS. Tipsene vil bli publisert hver uke og er forfattet av advokater i Wikborg Rein Advokatfirma AS.

Om forfattere:

Gøran Mjelde Aarvik er partner i Wikborg Rein Advokatfirma. Han er teamleder i firmaets gruppe for Næringseiendom.

Vidar Haugen er partner i RSM Norge AS og leder av selskapets avdeling for transaksjonsstøtte.

Andreas Mello-Kildal er fast advokat ved Wiborg Rein Advokatfirmas Oslo-kontor og medlem av firmaets Næringseiendomsteam.