Ukens Tips: Leietakers MVA-erklæring

Dette er en artikkel fra NE nyheter, som nå er blitt til Estate Nyheter. Redaksjonen.

I henhold til merverdiavgiftsforskriften § 2-3-2 (2) plikter en frivillig registrert utleier, innen utgangen av hvert år, å fremskaffe en oversikt over bruken av leieobjekten(e) i det inneværende året. Oversikten skal vise leietakers faktiske bruk, herunder eventuelle fremleieforhold og tilknyttede bekreftelser fra leietaker mht. frivillig registrering for slik fremutleie. Merverdiavgiftsforskriften § 9-1-3 (2) angir også at utleiere som har utført byggetiltak som er underlagt de såkalte justeringsreglene, plikter å ha oversikter som viser endringene i årlig bruk av byggetiltakene. Formålet med dokumentasjonspliktene er å kunne dokumentere hvilke arealer som har vært benyttet til formål som gir fradragsrett for utleier, og hvilke som ikke gjør det. Leietakernes faktiske bruk er bestemmende for utleiers fradragsrett for inngående merverdiavgift, utløsning av justeringsplikt eller -rett, samt hvorvidt utleier skal fakturere leie og felleskostnader med eller uten merverdiavgift.

For å sette utleier i stand til å oppfylle disse dokumentasjonskravene og vurdere fradragsretten, inneholder den nye meglerstandarden (5. utg.) for utleie av næringslokaler følgende formulering;

“Leietaker skal også innen 14 dager skriftlig besvare Utleiers årlige leietakererklæringer om Leietakers bruk av Leieobjektet gjennom året og bygningsmessige tiltak foretatt på Leieobjektet av Leietaker. Leietaker skal også innhente tilsvarende dokumentasjon fra eventuelle fremleietakere.”

Etter den tidligere versjonen av meglerstandarden pliktet leietaker å sende en slik erklæring uoppfordret, men de fleste profesjonelle utleiere ønsker at leietaker benytter et standardskjema for rapportering, og sender derfor ofte ut et slikt standardskjema som leietakerne bes om utfylle.

Standardskjemaet som leietaker bes om å fylle ut kan være mer eller mindre omfattende, men bør etter vår oppfatning inneholde minst følgende;

• Bekreftelse på hvorvidt leietaker er eller ikke er registrert i Merverdiavgiftsregisteret.

• Bekreftelse på hvorvidt leietaker er en kommunal/fylkeskommunal eller statlig virksomhet, og i førstnevnte tilfelle om virksomheten er fullt ut kompensasjonsberettiget eller ikke.

• Informasjon om hvor stor del av leieobjektet som benyttes til merverdiavgiftspliktig/kompensasjonsberettiget virksomhet.

• Informasjon om hvor stor del av leietakers omsetning som er merverdiavgiftspliktig/kompensasjonsberettiget.

• Hvorvidt hele/deler av leieobjektet har stått ledig/ubrukt i rapporteringsåret.

• Hvorvidt noen av arealene brukes til velferdstiltak til ansatte (f.eks. trimrom)

• Hvorvidt hele eller deler av arealene er fremutleid; hvis ja – informasjon om tidsperiode slik fremutleie har pågått, samt dokumentasjon som viser arealet dette gjelder og dokumentasjon som viser at leietaker er frivillig registrert for fremleien, samt fremleietakers faktiske bruk av arealet.

• Foretatte byggetiltak i leieobjektet i inneværende år, samt kostnader forbundet med dette.

• Planlagte fremtidige endringer i leietakers virksomhet som kan få betydning for leietakers avgiftsplikt.

• Erklæring – om at informasjonen ovenfor er korrekt.

Manglende leietakererklæringer vil medføre et brudd på utleiers lovpålagte dokumentasjonskrav. I ytterste konsekvens kan dette påvirke fradragsretten for inngående merverdiavgift. I due diligence prosesser ser vi ofte at disse erklæringene er mangelfulle eller fraværende. Alle utleiere bør innarbeide gode rutiner for innhenting av slike leietakererklæringer.

——————Ukens tips er en samling praktiske tips utarbeidet av Wikborg, Rein & Co. Tipsene vil bli publisert hver uke og er forfattet av advokater i Wikborg, Rein & Co.

Om forfattere:

Andreas Mello-Kildal er fast advokat ved Wiborg Reins Oslo-kontor og medlem av firmaets Næringseiendomsteam.

Vidar Haugen er partner i RSM Norge AS og leder av selskapets avdeling for transaksjonsstøtte.

Anders Myklebust er partner i Wikborg Rein og er tilknyttet firmaets fagområde skatterett.

Foto: Erik Burås/StudioB13