Ukens Tips: Rutiner

Dette er en artikkel fra NE nyheter, som nå er blitt til Estate Nyheter. Redaksjonen.

Ved avtaleinngåelser bør det alltid kontrolleres at det er signaturberettiget som signerer på dokumenter, eventuelt at den som signerer har fått en gyldig fullmakt. Gjør det til en rutine å parafere sidene som ikke har signatur på seg. Kontroller også at alle versjoner er identiske. Det har oppstått tvister der det er uenighet om hvilken avtale som faktisk er inngått, og hvor partene har signert ulike versjoner, eller besitter ulike versjoner av avtalen. Dersom enkelte vedlegg ferdigstilles etter at en avtale er signert (typisk fremdriftsplaner, endelige spesifikasjoner m.m.) er det viktig at vedlegget også signeres og påføres at det er “vedlegg xx” til avtale inngått mellom partene den og den dato og år.

OriginalerÅ ha gode systemer for oppbevaring av originale avtaler, inklusive vedlegg og tillegg er viktig. Det er i så måte også viktig å kontrollere at alle sider og alle vedlegg faktisk er samlet før avtalene arkiveres.

Dokumenter samtykker og endringer Når partene er enige kan det virke unødvendig å skulle formalisere samtykker og små endringer, f.eks. hva gjelder ombygginger, framleie av deler av lokaler m.m.. Men hvem som representerer partene kan endre seg over tid, og hukommelsen er for de fleste selektiv. Dokumenteres samtykker eller endringer i form av skriftlige erklæringer eller tilleggsavtaler, vil dokumentasjon på enigheten kunne fremlegges, i tillegg til at erklæringen eller tilleggsavtalen i seg selv ofte kan avklare om det foreligger reell enighet eller ikke. Partenes oppfatning av hva som er avtalt avviker oftere når korrespondansen kun er muntlig. Pass på at erklæringer og tilleggsavtaler oppbevares sammen med originalavtalene.

DokumentasjonI tillegg til de rene formaliseringer er det å sikre seg løpende dokumentasjon viktig. Dette kan være å ta bilder i forbindelse med overlevering av leieobjekter og salgsobjekter, ta vare på mailkorrespondanse, eller skrive referat fra møter.

NøyaktighetVi har sett eksempler på helt unødvendige tvister som følge av unøyaktige henvisninger. Det kan være selskapsnavn som brukes muntlig, men som ikke stemmer med formelt foretaksnavn, eller unøyaktige henvisninger til eiendommer. Gjør det til en rutine alltid å kontrollere formelt foretaksnavn og innta henvisning til org. nr. Ved org. nr. kan selskapet enkelt gjenfinnes, selv ved navneendringer, fisjoner og fusjoner. Gjør det også til en rutine å innta spesifikke henvisninger til gnr./bnr. og å henvise til deler av en eiendom ved å vedlegge tegninger eller liknende. Kontroller også at mottatt dokumentasjon stemmer med avtalen. Stemmer eksempelvis den tilsendte husleiegarantien med det som er avtalt?—————Ukens tips er en samling praktiske tips utarbeidet av Wikborg, Rein & Co. Tipsene vil bli publisert hver uke og er forfattet av advokater i Wikborg, Rein & Co.Line Ravlo-Losvik er partner i Wikborg Rein og leder av firmaets Næringseiendomsteam.Gøran Mjelde Aarvik er partner i Wikborg Rein og medlem av firmaets Næringseiendomsteam. Leif Petter Madsen er partner i Wikborg Rein og medlem av firmaets Næringseiendomsteam.

Foto: Erik Burås/StudioB13